متدولوژی استقرار SAP-ERP

معرفی متدولوزی استقرار پروژه های SAP-ERP

متدولوژی استقرار SAP-ERP

اگر شما درگیر پروژه های IT  بالاخص در حوزه نرم افزار بوده اید به احتمال زیاد پروژه خود را مطابق یک متدولوژی پیش برده اید. متدولوژی های توسعه نرم افزار چارچوبی از تکنیک ها، دستورالعمل ها و روش ها جهت انجام بهتر یک کار یا  پروژه می باشد. هدف از به کارگیری یک متدولوژی مدیریت بهتر محدوده و اهداف پروژه، بودجه و منابع پروژه می باشد.از مهمترین متدولوژی های رایج در حوزه توسعه نرم افزار و حوزه های مشابه می توان به موارد زیر اشاره نمود:

▪ Waterfall
▪ Agile
▪ Scrum
▪ PMI’s PMBOK
 

در پروژه های استقرار ERP  های استاندارد بین المللی نیز متدولوژی های استقرار وجود دارد، از جمله Oracle AIM  و  Microsoft SURE STEP را می توان نام برد. SAP نیز از سال ها قبل متدولوژی ASAP را جهت استقرار پروژه های خود معرفی نمود.



 آشنایی با متدولوژی ASAP

 آشنایی با فازهای زمانبندی در متدولوژی ASAP 

 آشنایی با حوزه های کاری در متدولوژی ASAP

 آشنایی با نسخه RDS  متدولوژی ASAP  

 آشنایی با متدولوژی SAP Activate 



متدولوژی ASAP

ASAP که مخفف Accelerated SAP   می باشد از سال ها قبل به عنوان متدولوژی استقرار پروژه های سپ استفاده می شد.  متدولوژی ASAP مجموعه ای از تکنیک ها، روش ها، دستور العمل ها و  قوانینی برای مدیریت کارآ و اثر بخش پروژه می باشد، هدف اصلی از این متدولوژی کاهش ریسک پیاده سازی ، کوتاه کردن زمان استقرار و استفاده درست از منابع و نیروی انسانی و اطمینان از صحت خروجی های پروژه می باشد.      

 فازهای متدولوژی ASAP :

مطابق متدولوژی ASAP هر پروزه از بعد زمانی به 6 فاز اصلی زیر تقسیم می شود. 

                                                                                   

▪ فاز آماده سازی Preparation  : در این فاز اهداف پروژه، محدوده پروژه در سطح کلان، برنامه زمانی پروژه ، ساختار تیم اجرایی و استانداردهای پروژه نهایی می گردد. خروجی اصلی این فاز منشور پروژه و جلسه Kick Off Meeting    می باشد.

▪ فاز بلوپرینت ( طرحریزی ) BluePrint : در این فاز در قالب جلسات مدونی که برگزاری می شود ، سیستم مد نظر مشتری طرحریزی می شود. خروجی اصلی این فاز مستند بلوپرینت می باشد که در  آن ساختار فرایندها ، ساختار سازمانی ، ساختار  داده های پایه و میزان تغییرات مورد نیاز در استاندارد سیستم SAP  مشخص می گردد.

▪ فاز تحقق محصول - Realization: در این فاز سیستم مد نظر مشتری مطابق توافقات ذکر شده در فاز بلوپرینت سفارش سازی یا توسعه می یابد. در ادامه در چرخه های مختلف سیستم تست های مختلف انجام می شود ( تست واحد، تست یکپارچگی و استرس تست ) . در این فاز داده های پایه مورد نیاز از سیستم های قبلی جمع آوری و پاکسازی و آماده انتقال به سرور جدید می شود.

▪ فاز آماده سازی نهایی-Final Preparation  : در این فاز کلیه ایشوها و موارد باز فاز قبلی بسته می شود. سرور عملیاتی نهایی آماده می شود. کلیه آموزش های لازم به کاربران نهایی ارایه می گردد و اطمینان حاصل می شود که سیستم برای استقرار آمادگی دارد. خروجی اصلی این فاز،  برنامه استقرار سیستم جدید و کنار گذاری سیستم های قدیم  ( Plan  Cut-Over (  می باشد.

▪ فاز شروع به کار سیستم و شروع مرحله پشتیانی  Go-live & Support : کنار گذاری سیستم های قدیم مشتری، اجرایی کردن سیستم بر روی سرور عملیاتی در محیط واقعی بر اساس برنامه ریزی انجام شده در فاز قبل و ورود به مرحله پشتیانی 

▪ فاز اجرای سیستم RUN : پس از شروع به کار سیستم، پشتیبانی از سیستم و کاربران نهایی بسیار حائز اهمیت میباشد و بایستی در این فاز از صحت عملکرد سیستم و کاربران سیستم مطمئن شد. 

حوزه های کاری در متدولوژی ASAP :           

 خروجی های هر فاز از پروژه را می توان  به 8 دسته اصلی  زیر تقسیم نمود:                                                                                                                                                                               

▪ مدیریت فرایندهای کسب و کار : تحلیل نیازمندی های مشتری و  مدل سازی فرآیندی  وضعیت مطلوب که عمدتا در فاز بلوپرینت تحلیل و نهایی می شود.

▪ تست سیستم : تست های گوناگون از جمله تست واحد ، تست یکپارچگی و تست فشار Stress Test انواع تست است که در سیستم انجام می شود و اخذ تاییدیه مشتری بر روی نتایج تست UAT جهت حصول اطمینان از صحت عملکرد سیستم بسیار حایز اهمیت است.

▪ مدیریت نقش های و دسترسی ها : یکی از مهمترین قابلیت های سیستم SAP-ERP امکان تعریف و مدیریت سطح دسترسی در کلیه سطوح کاربران و کلیه سطوح سیستم می باشد که بایستی طی پروژه تعریف، پیاده سازی و تست گردد.

▪ مدیریت تغییرات : مدیریت تغییرات سازمان در سطوح مختلف معماری سازمانی( داده ها، فرایندها، ساختار و استراتژی ) از اهداف اصلی این بخش است که از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و نقش بسزایی در موفقیت پروژه ایفا می کند.آموزش یکی از مهمترین اقدامات حوزه مدیریت تغییرات می باشد .  آموزش ها متناسب با هر فاز از پروژه ( آمورش مفهومی اولیه ، آموزش استانداردهای سیستم، آموزش سیستم نهایی ) و به سطح مختلف سازمان ( مدیران ارشد، مدیران میانی ، کاربران کلیدی و نهایی ) ارایه می گردد. 

▪ مدیریت زیرساخت و پشتیبانی سیستم  : آماده سازی زیر ساخت و بستر سخت افزاری مورد نیاز سیستم از اهداف این بخش است . فعالیت های این حوزه عمدتا شامل آماده سازی سرورهای Development- Quality-Production ،نصب و پشتیبانی سیستم های کاربران و نگهداشت، مدیریت بانک های اطلاعاتی و سازماندهی و تربیت تیم پشتیبانی سیستم  از جمله مهمترین اهداف این بخش است.

▪ مدیریت انتقال داده ها : تحلیل، جمع آوری ، پاکسازی و تست و انتقال داده های نهایی به سرور عملیاتی از مهمترین اقدامات این بخش می باشد.    

▪ مدیریت توسعه سیستم : در برخی از موارد بایستی حسب نیازمندی های مشتری تغییراتی را در استاندارد سیستم SAP-ERP اعمال نمود . این تغییرات می تواند یک گزارش، یک فرم چاپی ، یک جریان کاری یا یک تغییر در تراکنش یا فرآیندی کاری باشد.

کنترل و مدیریت پروژه : هدف اصلی برنامه ریزی و کنترل فعالیت های هر فاز و همچنین مدیریت ریسک های پروژه می باشد.

آشنایی با نسخه RDS متدولوژی ASAP :

SAP در طی زمان و با معرفی محصولات جدید خود و بازخورهایی که از مشتریان خود داشته ، متدولوژی استقرار خود را نیز با تغییرات و بهبودهایی همراه نموده است. متدولوژی ASAP با وجود همه مزایایی که دارد برای برخی از پروژه ها زمانبر است. لذا از سال 2010 ، SAP ویرایش جدیدی از ASAP  با عنوان SAP RDS که مخفف Rapid Development System  است را معرفی نمود. سازمان هایی که پروژه های خود را با رویکرد ASAP RDS  پیاده سازی و مستقر می نمایند به نوعی یک سیستم آماده را در سازمان مستقر می نمایند و پس از استقرار و به مرور ماژول ها و امکانات سیستم را تکمیل می کنند. این رویکرد بیشتر برای سازمان هایی که سیستم SAP را با رویکرد Roll-out مستقر می کنند کاربرد دارد.  در این وضعیت به نوعی فاز بلوپرینت از پروژه حذف می شود (یا در حداقل ممکن برگزار می شود ) و زمان کمتری برای فازهای Realization و Test نیاز خواهد بود و به طور متوسط حدود 40% از زمان پروژه کاهش خواهد یافت.                                                            

متدولوژی SAP Activate :

در سال 2014 و با معرفی محصول جدید SAP HANA که مبتنی بر تکنولوژی ابری بود ، متدولوژی SAP launch که مخصوص استقرار سیستم های SAP  در محیط ابری Cloude بود معرفی گردید. در ادمه و در سال 2015، SAP  متدولوژی جدید خود با نام  SAP Activate  را که هم برای سیستم های ابری و هم غیر ابری On-Promise کاربرد داشت ارایه نمود . تفاوت اصلی این متدولوژی با متدولوژی قدیم ASAP  در تعداد فازها و نام فازها است. SAP با به کارگیری امکانات جدید خود در حوزه  توسعه سیستم در ویرایش SAP4/HANA  و با رویکرد چابک سازی پروژه از بعد زمانی Agile، این متدولوژی را بروز رسانی نموده  است .

یکی از تفاوت های اصلی متدولوژی SAP-Activate با متدولوژی ASAP در رویکرد نحوه طرحریزی سیستم در فاز بلوپرینت است. در متدولوژی ASAP  مشاورین از سمت نیاز مشتری و تحلیل نیازهای وی ، راهکار پیشنهادی SAP  را که بیشترین تطابق با نیاز مشتری دارد را طراحی می کنند. در این رویکرد سعی می شود که راهکار پشنهادی یکی از Best Practise های SAP  باشد و کمترین میزان تغییر در آن اعمال گردد. 

درمتدولوژی SAP-Activate  طرحریزی سیستم در قالب کارگروه هایی با نام Fit-To-Standard Workshop   برگزار می شود. در این رویکرد فرض اصلی بر این است که سیستم از پیش آماده شده در جلسات طرحریزی به مشتری نشان داده می شود  و مشتری بایستی خود را با آن تطبیق دهد. هدف اصلی از برگزاری جلسات طرحریزی که در این متدولوزی فاز Explore نامیده می شود استقرار راهکار پیشنهادی SAP  در سازمان مشتری است، چنانچه امادگی لازم برای استقرار این راهکار وجود نداشت، سازمان مشتری بایستی فرآیندهای خود را متناسب با راهکار پیشنهادی تغییر دهد، در نهایت و در صورت اجبار پیمانکار اقدام به تغییرات سیستم SAP خواهد نمود. به دلیل ماهیت پروژه های SAP-Activate میزان آمادگی سازمان مشتری برای مدیریت تغییرات منجرب از پروژه  بسیار حایز اهمیت است. 

  

    کدام متدولوژی مطلوب پروژه می باشد؟

در صورت آماده بودن سیستمی از پیش تنظیم شده مشابه صنعت  مشتری و آمادگی سازمان مشتری جهت مدیریت تغییرات، استفاده از متدولوژی SAP-Activate به دلیل این که هزینه و زمان آن در مقایسه با متدولوژی ASAP کمتر است ، توصیه می شود. البته میزان تسلط و تجربه شرکت پیاده سازی در به کارگیری متدولوژی مد نظر نیز موضوع بسیار حایز اهمیتی است. 

متدولوژی ASAP-Activate

امکانات توسعه SAP در نسخه S4HANA امکان پیاده سازی سیستم در زمان کوتاه تر و با رویکرد تدریجی را فراهم ساخته است. لذا متدولوژی ASAP با رویکرد Agile بازنگری شده است.

SAP-Activate-Methodology-Overview

مستند ترجمه شده 

ضرورت مدیریت تغییرات سازمان در پروژه های SAP-ERP

پروژه های استقرار SAP-ERP  عمدتا از جنس پروژه های مدیریت تغییرات سازمان محسوب می شوند . تغییرات عمده در سازمان ها همواره با مقاومت های متعددی روبرو می شود، لذا  برای استقرار این سیستم ها باید اقداماتی نظیر فرهنگسازی و  آماده سازی تیم پروژه و سازمان انجام شود.

◄جزئیات بیشتر   

  • فاز آماده سازی اولیه - Preparation

    هدف از این فاز آماده سازی  سازمان برای شروع پروژه و شامل فعالیت های زیر میباشد:

     تعیین نقشه و رویکرد انجام کار
     پیاده سازی راهکار از پیش آماده شده
     انتخاب کاربران کلیدی به ازاء هر ماژول
     تعریف رل ها و  شرح وظایف اعضای تیم
     تعریف استاندارها و دیسیپلین های لازم در حین پروژه
     تعیین زمانبندی دقیق فعالیتها
     تعیین چگونگی مدیریت ریسک
     تعیین استراتژی های آموزش، انتقال داده ها، مدیریت تغییرات،
     آماده سازی محیط کار پروژه
     تعیین مشخصات سرورهای مورد نیاز
     تهیه منشور پروژه
        جلسه شروع پروژه 

    از مهمترین اقدامات این فاز آماده کردن سیستم از پیش تنظیم شده ای است که بایستی در فاز بعد مبنای جلسات اعتبار سنجی راهکار پیشنهاد باشد. هر چه این سیستم از پیش آماده کامل تر و جامع تر بوده و تناسب بیشتری با محدوده نیازمندی های مشتری داشته باشد، فاز بعدی بهتر انجام خواهد شد.

     

  • فاز شناخت - Explore
    هدف از این فاز ارائه استانداردهای SAP و  اعتبار بخشی به فرایندها و تعیین و تحلیل Gap ها میباشد. در این فاز به مشتری اطمینان داده می شود که نیازهای کسب و کار قابل دست یابی هستند. پس از آن که Gap ها شناخته و اولویت بندی شدند، برای انجام در فاز بعدی برنامه ریزی می شوند. در این مرحله فعالیت های زیر انجام می شود:
    ▪ نصب سیستم بر اساس Best Practice(Baseline)
    اعتباربخشی به راهکار ها و همچنین تعیین Gap ها (میان راهکار اولیه و راهکار مورد انتظار)  
    اولویت بندی Gap ها و رسیدگی به آن ها بر اساس اولویت (Must، Should، Could، Would)
    به روز رسانی مدل کسب و کار و طراحی فرایندها 
    بررسی و پذیرش فرایندها و راهکار طراحی شده 
    انتشار و تعیین برنامه پیاده سازی راهکار در طی Sprint ها 
    ارائه الگو مستر دیتا ها 
     
  • بومی سازی (Realize- Base Line Configuration)
    هدف از فاز بومی سازی، ساخت راهکار مورد نیاز مشتری در زمان های کوتاه و مشخص بر اساس Sprint ها، ایجاد و تست محیط سیستم برای یک کسب و کار بر اساس سناریوهای تجاری و نیازمندی های فرایندی مشخص شده در فاز قبل، می باشد. در این مرحله فعالیت های زیر انجام می شود:
    بومی سازی سیستم
    تست واحد-  Unit Test
    انجام دولوپمنتها بر اساس Gap  های تایید شده
     

     

  • آموزش و تست یکپارچگی: Realize- Training & Integration Test
    در ابتدای فاز سیستم مورد نیاز مشتری آماده شده است و در این فاز زمان آن است که مشتری از صحت کارکرد سیستم مطمئن گردد. فعالیتهای زیر در این فاز انجام خواهد گرفت:
    تهیه داکیومنتهای آموزش
    آرائه آموزش به کاربران کلیدی 
    ▪ تهیه سناریو های تست
    انجام تست یکپارچگی توسط کاربران کلیدی
     
  • استقرار - Deploy
    پس از فاز تست و اطینان از صحت کارکرد سیستم ، زمان آن است که داده های تهیه شده بر اساس تمپلتهای ارائه شده در فاز Explore در سیستم انتقال یابد و در رابطه با زمان اجرای سیستم تصمیم گیری صورت پذیرد. عمده فعالیتهای این فاز به شرح زیر میباشد :
    تهیه دستور العمل های اجرایی برای کاربران نهایی
    تهیه برنامه آموزش کاربران نهایی
    انجام آموزش کاربران نهایی
    آماده سازی سرور عملیاتی 
    انتقال اطلاعات پایه Master Data به سیستم
    اطیمنان از صحت  داده های منتقل شده
    انتقال  مانده ها از سیستم پیشین به سیستم جدید (Cutover) 
    اجرا و پشتیبانی برای پس از Go-live
     
  • راه اندازی Run
    پس از اجرا پشتیبانی از سیستم و کاربران نهایی بسیار حائز اهمیت میباشد و بایستی در این فاز از صحت انجام عملکرد کاربران نهایی مطمئن شد و نیاز به کنترل روزانه توسط کاربران کلیدی میباشد تا بعد از دو تا سه ماه  روش کار نهادینه شود.. در این مرحله فعالیت های زیر انجام می شود:
    پشتیبانی از سیستم اجرایی شده
    رفع خطاهای احتمالی موجود در سیستم
    ایجاد مرکز پشتیبانی