ریسک های اجرایی پروژه های ERP
مدیریت درست و به موقع ریسک های پروژه های SAP-ERP یکی از عوامل موفقیت پروژه می باشد .
دلایل موفقیت و شکست در پیاده‌سازی و استقرار ERP
پروژه پیاده سازی ERP به دلیل درگیر شدن همه ابعاد سازمان، از پیچیدگی بالایی برخوردار بوده و سازمان با ریسک ها و چالش های متنوعی و متعددی روبرو می شود. نحوه مدیریت این ریسک ها منجرب به موفقیت و یا شکست پروژه می شود. ریسک‌های ارائه شده در هر سازمان شدت قوت و ضعفی دارد، بدین معنی که یک ریسک ممکن است در یک سازمان اصلا وجود نداشته باشد اما در شرکت دیگری ریسک بسیار بالا و حتما باید کنترل شود.
ریسک های پروژه در هر مرحله از کار متفاوت است و بایستی متناسب با آن شرایط مدیریت شود. از ابتدا که سازمان تصمیم به استقرار سیستم های ERP می گیرد ، بایستی آمادگی سازمان خود را به طور کامل در نظر بگیرد. از همین مرحله است که مدیریت برخی از ریسک ها مانند آماده سازی سازمان ، انتخاب راهکار ERP مناسب و انتخاب یک پیمانکار مناسب بسیار حایز اهمیت است.
" تیم سامه آرا، با تجربه انجام بیش از 30 پروژه متنوع ، به حدی از بینش رسیده که می تواند میزان آمادگی سازمان ها برای انجام پروژه موفق را ارزیابی نماید. و در خصوص آماده سازی سازمان مشاوره لازم ارایه کند . "
پس از اطمینان از آماده بودن سازمان برای اجرای ERP مناسب و پیمانکار با تجربه و متبحر در آن صنعت خاص ، سازمان بایستی خود را برای مدیریت ریسک های زمان اجرای پروژه آماده نماید. در این مرجله بایستی کلیه ریسک هایی که مانع اجرای یک پروژه مناسب است، مد نظر قرار گیرد.
یکی از خطاهایی که برخی از مدیران سازمان های مجری سیستم های ERP مرتکب می شوند ، رها سازی پروژه بعد از Go-live و در فاز نگهداری و توسعه سیستم است. در صورتی که عدم مراقبت صحیح از سیستم می تواند همه تلاش ها و هزینه های صورت گرفته را نابود سازد ، لذا اکیدا توصیه می شود پس از اتمام اجرای پروژه استقرار حتما ریسک های این مرحله جدید نیز مدیریت گردد.
13 اشتباه رایج در ERP ها
برای کمک به اطمینان شما از پیاده سازی موفق سیستم ERP یا حداقل، کاهش حداکثری پتانسیل ایجاد مشکلات، سایت CIO.COM با همکاری ده ها تن از مشاورین حوزه ERP ، اشتباهات رایج در پروژه های ERP را شناسایی و 13 مورد از اشتباهات مهم را مشخص نموده است.
8 روش برای داشتن بیشترین بازدهی از ERP
در زمان انتخاب یا استقرار یک راهکار ERP چه اقداماتی را می توان انجام داد تا احتمال شکست کاهش یابد؟ سایت CIO.COM با همکاری کارشناسان خبره حوزه ERP هشت پیشنهاد برای پیاده سازی موفق پروژه های ERP ارایه نموده است.
ریسک های اجرایی پروژه های ERP
-
ریسک های قبل از پیاده سازی
احساس نیاز به ERP باید در بدنه سازمان به خصوص مدیران ارشد و میانی وجود داشته باشد. مدیران باید به این بلوغ رسیده باشند که برای بقا و توسعه سازمان، ERP یک ضرورت است. هیئت مدیره و مدیران ارشد سازمان باید از اجرای پروژه حمایت کامل و همه جانبه کنند.انتخاب صحیح ERP؛ با توجه به مفاهيم روشن ERP به ندرت می‌توان يک سيستم منطبق با اين ويژگی را در ايران پيدا کرد و انتخاب يک محصول خارجی مطمئن که در چندین شرکت مشابه عملیاتی و اجرایی شده اند بهترین گزینه است (Benchmarking). انتخاب صحیح مشاور پیاده سازی؛ شرکت مشاور باید دارای شرایط زیر باشد:▪ دارای چندین تجربه موفق پیاده سازی در ایران؛ خصوصیات و شرایط شرکت‌های خارجی با فرهنگ خاص خودشان با شرایط و فرهنگ ایران کاملا متفاوت است، لذا مشاور باید با این فرهنگ آشنایی داشته باشد. توصیه می‌شود حتما از مشتریان شرکت مشاور بازدید و نحوه انجام کار آن‌ها بررسی گردد.▪ داشتن تعداد مناسب مشاور متخصص و در دسترس با توجه به اسکوپ پروژه تعیین شده▪ استفاده از متدولوژی مناسب مدیریت پروژه▪ داشتن تعهد، صداقت و انعطاف لازم▪ وجود انگیزه بالا در تیم مشاور▪ زمان پاسخگویی مشاور▪ انتخاب اسکوپ صحیح پروژه در موفقیت پروژه بسیار مهم است . مشاور پیاده سازی در این زمینه می‌تواند به کارفرما در انتخاب صحیح و فازبندی پروژه کمک نماید.▪ اطمینان از تخصیص نیروی مناسب کارفرما به تیم پروژه▪ اطمینان از وجود بستر IT مناسب جهت شروع کار▪ قرارداد پیاده‌سازی باید بصورت شفاف و کامل تهیه گردد. قرارداد باید شامل اسکوپ، شرح وظایف طرفین، نوع و کیفیت مدارک قابل تحویل در هر فاز، شرایط بسته شدن هر فاز و شرایط پرداخت به طور شفاف باشد. -
ریسک های حین اجرای پروژه
التزام و حمایت عملی مدیران ارشد سازمان؛ برای اینکار باید جلسات دوره‌ای مرتب با مدیران ارشد گذاشته شود. اشتباه خطرناکی که در بعضی از سازمان‌ها رخ می‌دهد، این است که فکر می‌کنند مسئولیت پیاده‌سازی و موفقیت پروژه ERP با واحد IT است در صورتی که این پروژه مربوط به کل سازمان بوده و همه مدیران باید به سهم خود حمایت عملی از این پروژه را در دستور کار خود داشته باشند. نقش و شرح وظایف هر کدام از آنان باید به عنوان مالک فرایند (Business Owner) در ابتدای پروژه تهیه و به آن‌ها ابلاغ گردد.تخصیص نفرات کلیدی در هر حوزه؛ نفرات کلیدی (Key User) در پروژه، نفرات با تجربه، متخصص، با انگیزه و دیدی وسیع و جامع‌نگر هستند که آمادگی تغییر فرایندهای سازمان را در جهت بهبود فرایند کسب و کار دارا باشند:▪ مدیر پروژه و یا تیم مدیریت پروژه یکی از ارکان موفقیت پروژه هستند که انتخاب صحیح آن می‌تواند بسیاری از ریسک‌های پروژه را کاهش دهد.▪ تهیه به موقع Clean Data▪ اصرار بر حفظ رویه‌های فعلی سازمان▪ ايجاد استثنا‌هاي غير منطقي به عنوان رويه سازمان▪ آموزش مناسب کاربران کلیدی▪ تهیه سناریوهای کامل تست و انجام کامل آن‌ها▪ عدم تغییر در اعضا تیم پروژه▪ برگزاری جلسات یکپارچگی▪ برگزاری جلسات مدیریت تغییر با توجه به گزارش آنالیز ذینفعان▪ مدیریت صحیح و مناسب جلسات به معنی حضور همه نفرات مورد نیاز، تهیه دقیق صورت جلسه و پیگیری مفاد آن▪ تغییرات مکرر پس از بستن فرآیندهای To Be سازمان در مرحله تست سیستم▪ درخواست تغییرات بنیادی در سیستم▪ تعیین صحیح شرح وظایف و مسئولیت‌های پرسنل سازمان پس از اجرای سیستم Roles & Responsibilities▪ اطلاع‌رسانی و تهیه دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های اجرایی در رابطه با چگونگی کار کردن پرسنل با سیستم ERP▪ آموزش کاربران نهایی با توجه به شرح وظایف هر کدام و دستورالعمل‌های اجرایی تهیه شده▪ انتخاب مناسب ابزار صحیح مدیریت پروژه ERP جهت مدیریت مسائل، ریسک‌ها، فعالیت‌ها▪ تصمیم‌گیری صحیح در رابطه با چگونگی و استراتژی استقرار و اجرای ERP▪ حفظ انگیزه و میزان مشارکت اعضای تیم تا انتهای پروژه -
ریسک های بعد از پیاده سازی
خطایی که برخی از مدیران و کارشناسان می‌کنند این است که فکر می‌کنند کار تمام شده است در صورتی که عدم مراقبت از سیستم می‌تواند همه تلاش‌ها و فعالیت‌های همه تیم را نابود کند. لذا توصیه اکید می‌شود پس از اجرا ریسک‌های زیر مدیریت شود:▪ آگاهی دادن به مدیران در رابطه با طبیعی بودن کاهش عملکرد پرسنل در ابتدای اجرایی‌شدن ERP▪ تعیین و تجهیز تیم پشتیبانی▪ تهیه دستورالعمل و روش پشتیبانی کاربران نهایی▪ تهیه چک لیست‌های کنترلی برای هر ماژول و کنترل از صحت ورود داده‌ها و اجرای صحیح فرایندها▪ پیگیری خطاها و مشکلات اعلام شده در سریع‌ترین زمان ممکن▪ عدم پذیرش درخواست‌های جدید و بهبودهای غیر ضروری تا 6 ماه پس از اجرا▪ بررسی عملکرد کاربران نهایی و برگزاری آموزش‌های مجدد▪ تعهد مدیریت بر تهیه گزارشات از سیستم ERP
