ضرورت پیاده سازی ERP :
اگر برنامه‌ریزی در سازمانی ضروری است پس وجود ERP نیز ضرورت دارد. ERP به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمان، کمک می‌کند تا منابع سازمان را بتوان با وجود همه محدودیت‌ها و مفروضات کسب و کار سازمان به نحو کارآ و اثر بخش تری استفاده نمود .
از نقطه نظر کسب و کار، یک سیستم ERP علاوه بر بهبود برنامه‌ریزی مواد، برنامه‌ریزی تولید، برنامه‌ریزی بودجه، برنامه‌ریزی تامین منابع مالی، برنامه‌ریزی نت، هدف‌های مهمی از جمله بهبود فرآیندهای سازمان، ایجاد شفافیت، نظم سازمانی، کاهش زمان پاسخگویی به مشتریان و تامین کنندگان، افزایش کیفیت تصمیم‌گیری، در دسترس بودن کلیه اطلاعات زنجیره تامین، مدیریت بهتر شرکت‌های هولدینگ، محاسبه دقیق تر و سریع تر قیمت تمام شده محصول، کاهش موجودی و هزینه انبار داری، کاهش ضایعات، مدیریت نقدینگی، کاهش زمان انبارداری و انبارگردانی، کاهش سیکل بستن حساب‌های مالی و ... را دنبال می‌کند.
مدیریت مناسب یک سازمان به معنی تبیین صحیح استراتژی و اهداف ، برنامه ریزی مناسب برای رسیدن به این اهداف با توجه به منابع در دسترس و کنترل و مانیتور کردن اقدامات و شاخص های عملکرد جهت رسیدن به اهداف میباشد .
یک مدیر باید بتواند با توجه به اطلاعات سازمان، بهترین و صحیح ترین تصمیمات را در کمترین زمان ممکن اخذ نماید. این اقدامات توسط همه مدیران در همه سطوح باید انجام شود. به عبارت دیگر کلیه سطوح سازمان باید در یک فرایند منسجم و منظم با برنامه ریزی مناسب با یکدیگر همکاری نمایند تا بهترین بهره وری را داشته باشند. حال سوال این است که با توجه به حجم انبوه اطلاعات، پیچیدگی فرایندها و ارتباطات میان آنها و کمبود منابع چگونه می توان سازمانی را به بهترین نحو ممکن مدیریت نمود که با به حداکثر رسیدن بهره‌وری سازمان، هزینه ها کاهش و درآمد افزایش یابد تا کلیه ذینفعان سازمان اعم از کارکنان، سهامداران، مشتریان و جامعه احساس رضایت بیشتری نمایند.
با نگاهی به شرکت‌های موفق دنیا پاسخ به این سوال مشخص می‌شود. تقریبا از سال 1990 میلادی اکثر شرکت‌های موفق دنیا خود را با ابزاری مدیریتی به نام ERP مجهز کرده اند این ابزار که مبتنی بر نزم افزار بوده و برای هر صنعتی Best Practice های آن صنعت را به سازمان ارائه می‌دهد و به مدیران سازمان کمک می‌کند تا به جای سعی و خطا و ساختن دوباره چرخ، فرایندهای و نظام اطلاعات سازمان را بر اساس استانداردهای روز دنیا پیاده سازی نمایند.
به اختصار ضرورت پیاده سازی ERP به شرح زیر عنوان می‌گردد:
▪ کمبود منابع: با توجه به کمبود منابع در دسترس، سازمان نیازمند برنامه‌ریزی مناسب برای تمام منابع خود (مواد، تجهیزات، نیروی انسانی، پول، زمان) است.
▪ افزایش رقابت: با توجه به افزایش رقابت، سازمان‌ها نیازمند به کاهش قیمت تمام شده و افزایش کیفیت محصول/خدمات و افزایش زمان پاسخگویی می‌باشند.
▪ مدیریت فعالیت‌های سازمان: با توجه به افزایش حجم فعالیت‌های سازمان و پیچیدگی فرایندها نیاز به ابزاری برای کنترل و مونیتور کردن فعالیت‌های سازمان به کمک داشبوردهای مدیریتی وجود دارد.
▪ استاندارد سازی فرایندهای سازمان: جهت جلوگیری از بی نظمی و دوباره‌کاری فرایندها و رویه‌های کاری سازمان باید استاندارد گردد.
▪ شفافیت: امروزه که دنیا به دهکده‌ای جهانی بدل گشته، نیاز به ارتباط و همکاری با شرکت‌های خارجی بیش از پیش وجود دارد. به طور مثال یکی از مهم‌ترین نیازهای شرکت‌های خارجی دسترسی به اطلاعات طبقه‌بندی شده مالی سازمان بر اساس استاندارد IFRS میباشد.
▪ یکپارچگی: یکپارچگی یکی از مهم‌ترین دلایل نیاز به پیاده‌سازی ERP است. سازمان‌ها نیازمند ابزاری هستند که بتوانند کلیه فرایندهای سازمان و اطلاعات سازمان را در قالب یک سیستم یکپارچه و منسجم مدیریت نمایند.
▪ افزونگی حجم اطلاعات: با توجه به افزونگی حجم اطلاعات نیاز به ابزاری است که بتواند این حجم اطلاعات را به سرعت، دقت و با امنیت بالا مدیریت نماید و این ابزار باید بتواند اطلاعات را بر اساس دسترسی‌های تعریف شده به راحتی و در کمترین زمان در اختیار مدیران قرار دهد.
▪ بهبود فرایند تصمیم‌گیری: همواره یکی از دغدغه‌های مدیران ارشد سازمان‌های ایرانی عدم وجود اطلاعات صحیح در زمان مناسب است تا بتوانند با توجه به اطلاعات فوق بهترین تصمیمات را بگیرند. ERP این بستر را برای مدیران فراهم می‌کند که اطلاعات و گزارشات مورد نیاز در کمترین زمان ممکن در اختیار قرار دهد.
▪ سهولت در ارتباطات با خارج از سازمان: نیاز به ابزاری که مشتریان، تامین‌کنندگان و پیمانکاران بتوانند به راحتی با سازمان ارتباط برقرار کنند و تبادل اطلاعات مورد نیاز را به راحتی انجام دهند.
