مدیریت منابع انسانی در SAP

مدیریت منابع انسانی در SAP
مدیریت منابع انسانی در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی SAP ERP

ماژول مدیریت منابع انسانی SAP Human Capital Management کلیه فرایندهای منابع انسانی را بصورت یکپارچه با سایر ماژولهای مالی و لجستیک پوشش میدهد. این ماژول به عنوان یکی از سه حوزه اصلی SAP ERP میباشد.حوزه های اصلی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی سپ شامل حوزه زنجیره تامین ( MRP1 , MRP2 )  حوزه مالی ( برنامه ریزی منابع مالی ) و حوزه منابع انسانی ( برنامه ریزی منابع انسانی) MRP3 میباشد که در این بخش به مازول های سیستم مدیریت منابع انسانی SAP HR یا SAP HCM اشاره میشود.


مدیریت جذب (Recruitment Management)

ماژول جذب، امکان تعریف رویه استخدام را متناسب با نیاز سازمان فراهم می‌‌‌‌سازد. با استفاده از این ماژول می‌‌‌‌توان وظایف و مسئولیت‌‌‌‌های افراد درگیر در پروسه جذب را تقسیم‌‌‌‌بندی کرد. ماژول جذب به تقسیم و تخصیص وظایف مربوط به مدیریت و تصمیم‌‌‌‌‌‌‌‌گیری در مورد استخدام پرسنل کمک می‌‌‌‌کند.

کاربردها
  •     وارد نمودن داده‌‌‌‌های مربوط به متقاضیان
  •     دسته‌‌‌‌بندی درخواست‌‌‌‌ها
  •     به جریان انداختن مکاتبات مربوط به درخواست‌‌‌‌ها
  •     اجرای مراحل انتخاب و انتخاب از میان متقاضیان
  •     انتقال Master Data متقاضی به بخش نگهداری اطلاعات پرسنلی (ماژول PA)

  • مزایا
  •     انتخاب و استخدام متقاضیان کار مناسب برای پست‌‌‌‌های موجود یا پست‌‌‌‌های آینده
  •     پشتیبانی از فرآیندهای مرتبط با جذب (مانند قرار ملاقات، پیگیری وضعیت، مکاتبات و مراسلات)
  •     حذف اطلاعات تکراری پرسنل
  •     کنترل اجرای موفقیت‌‌‌‌آمیز فرآیندهای جذب با استفاده از گزارش‌‌‌‌ها

  • مدیریت اطلاعات پرسنلی  (Personnel Administration)
    ماژول PA از ساختارهای اطلاعاتی و داده‌‌‌‌ای فراوانی جهت ذخیره، به‌‌‌‌روز رسانی و ارزیابی اطلاعات پرسنل بهره می‌‌‌‌برد. هدف اصلی این ماژول نگهداری اطلاعات پرسنل و فراهم آوردن بستری برای فعالیت سایر ماژول‌‌‌‌ها مانند مدیریت زمان، حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد و غیره می‌‌‌‌باشد.

    کاربردها
  •     نگهداری تمامی مشخصات پرسنلی و کاری پرسنل
  •     صدور انواع احکام پرسنلی
  •     نگهداری طبقه‌‌‌‌بندی پرسنل بر اساس سلسله مراتب سازمانی موجود
  •     ثبت و نگهداری اطلاعات لازم برای محاسبه کارکرد و یا حقوق و دستمزد پرسنل

  • مزایا
  •     یکپارچگی کامل با ماژول مدیریت چارت سازمانی (Organizational Management)، مدیریت عملکرد (Performance management)، حقوق و دستمزد (Payroll) و مدیریت زمان (Time Management)
  •     طبقه‌‌‌‌بندی اطلاعات پرسنلی در گروه‌‌‌‌های مختلف به منظور دسترسی سریع‌‌‌‌تر به داده‌‌‌‌های مورد نیاز
  •     امکان طبقه‌‌‌‌بندی پرسنل بر اساس فاکتورهای مختلفی همچون محل خدمت، گروه‌‌‌‌ها و قراردادهای کاری
  •     قابلیت تنظیم مجاز بودن هم‌‌‌‌پوشانی و یا عدم وجود آن به صورت جداگانه برای انواع اطلاعات موجود

  • مدیریت چارت سازمانی (Organizational Management)
    مدیریت چارت سازمانی یکی از ماژول‌‌‌‌های اصلی برای اجرای کارکردهای مدیریت منابع انسانی در SAP می‌‌‌‌باشد و نقش مهمی در یکپارچه‌‌‌‌سازی تمام ماژول‌‌‌‌های حوزه منابع انسانی بازی می‌‌‌‌کند. امکانات موجود در این ماژول، امکان ایجاد و مدیریت ساختار سازمانی یک شرکت شامل گروه و دپارتمان‌‌‌‌های مختلف سازمانی، نقش‌‌‌‌ها و سمت‌‌‌‌ها، مشاغل، وظایف و مراکز کاری می‌‌‌‌باشد.

    کاربردها
  •     تعریف و نگهداری چارت سازمانی
  •     تعریف وظایف و شرایط احراز و تخصیص آن‌‌‌‌ها به شغل و سمت پرسنل
  •     تعریف روابط بین اجزاء واحد سازمانی

  • مزایا
  •     یکپارچگی کامل با سایر ماژول‌‌‌‌ها
  •     تعریف چارت سازمانی تا N سطح
  •     نگهداری سوابق چارت سازمانی قبلی
  •     کمک به تعیین دسترسی‌‌‌‌ها بر اساس سمت‌‌‌‌ها و یا اشخاص سازمان
  •     مبنایی برای پیاده سازی Workflowهای سازمان

  • حقوق و دستمزد (Payroll)
    هدف از این ماژول، محاسبه حقوق و مزایای پرسنل بر اساس اطلاعات موجود از پرسنل در ماژول PA و اطلاعات کارکردی ارسالی از سیستم مدیریت زمان (Time Management) می‌‌‌‌باشد.

    کاربردها
  •     اجرای محاسبات و پرداخت حقوق و دستمزد آخر ماه
  •     اجرای محاسبات و پرداخت آیتم‌‌‌‌های پرداختی بین ماه
  •     اجرای محاسبات و پرداخت‌‌‌‌های تسویه حساب
  •     ارائه فیش حقوقی
  •     تهیه فایل‌‌‌‌های مربوط به دیسکت بانک، بیمه و مالیات بر اساس نتایج بدست آمده

  • مزایا
  •     امکان تعریف payroll area های متفاوت برای گروه‌‌‌‌هایی با زمان پرداخت متفاوت
  •     امکان انجام محاسبات معوقه بر اساس تاریخ تغییرات پرسنلی که منجر به محاسبات مجدد می-شوند
  •     یکپارچگی کامل با ماژول مالی جهت پست سندهای حسابداری حقوق و دستمزد
  •     ارائه گزارش‌‌‌‌های کامل از پرداخت‌‌‌‌های انجام شده به پرسنل

  • (ESS (Employee Self-Service
    سیستم انعطاف‌پذیری است که درآن افراد می‌توانند به اطلاعات Master Data خود دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز آن را تغییر دهند. در این سیستم، پرسنل انواع درخواست‌های خود از قبیل درخواست‌های مرخصی و مأموریت را از طریق وب ارسال می‌‌‌‌کنند، بنابراین می‌توان ادعا کرد که در چنین سیستمی افراد در ورود داده‌های خود سهیم خواهند بود.
     از طرفی مدیران نیز می‌توانند به اطلاعات پرسنلی کارمندان از قبیل اطلاعات شخصی، اطلاعات حقوقی و همچنین اطلاعات مدیریت عملکرد از طریق MSS- Management Self service دسترسی داشته باشند.
     
    کاربردها
  •     امکان تعریف گردش کار برای درخواست‌‌‌‌های پرسنلی (مرخصی، مأموریت و .....) با توجه به فرآیندهای جاری سازمان
  •     دسترسی و ایجاد اطلاعات شخصی
  •     امکان ایجاد و تغییر اطلاعات کارکردی از قبیل ورود و خروج، مأموریت و مرخصی
  •     ارسال درخواست‌ها برای تأیید یا کنسل و یا تغییر آن در صورت لزوم
  •     دسترسی به فیش کارکرد
  •     دسترسی به فیش حقوقی
  •     امکان تأیید یا رد درخواست توسط مسئول مربوطه

  • مزایا
  •     امکان مشاهده و گزارش‌‌‌‌گیری پرسنل از اطلاعات پرسنلی خود به صورت آن لاین
  •     امکان ارائه گزارش‌‌‌‌های مورد نیاز مدیران از پرسنل زیر مجموعه خود
  •     افزایش کارایی مدیریت پرسنل توسط مدیران مربوطه با دسترسی به Manager’s Desktop
  •     حذف فرآیندهای کاغذ محور
  •     سرعت بالاتر انجام فعالیت‌های پرسنلی از قبیل ثبت اطلاعات کارکردی
  •     واگذاری مسئولیت صحت ورود اطلاعات از منابع انسانی به پرسنل
  •     بالا رفتن دقت اطلاعات پرسنلی و کم شدن خطا

  • مدیریت آموزش (Training and Event Management)
    ماژول مدیریت آموزش یکی از ماژول‌‌‌‌های قدرتمند SAP می‌‌‌‌باشد که امکان مدیریت بهینه و برنامه‌ریزی دوره‌‌‌‌های آموزشی و کنفرانس‌‌‌‌های موجود را به خوبی فراهم می‌‌‌‌آورد. استفاده از این ماژول با توجه به قابلیت گزارش‌‌‌‌گیری و همچنین ارزیابی در زمینه نتایج جلسات، به عنوان روشی موثر در بهبود مدیریت برنامه‌‌‌‌های آموزشی شرکت‌‌‌‌ها بوده و باعث صرفه‌‌‌‌جویی در زمان و اطلاع رسانی سریع می‌‌‌‌گردد.

    کاربردها
  •     امکان پیش رزرو، رزرو، کنسل کردن و یا حتی برگزاری مجدد جلسات بر اساس میزان تقاضا
  •     تخصیص منابع دوره آموزشی به صورت خودکار
  •     محاسبه هزینه‌‌‌‌های دوره و ارسال آن به ماژول مالی
  •     ارسال صورت‌‌‌‌حساب برای شرکت‌‌‌‌کنندگان خارج از سازمان
  •     تهیه بروشورهای آموزشی و دسترسی افراد به آن
  •     مدیریت اطلاع‌‌‌‌رسانی در مورد برگزاری دوره آموزشی به شرکت‌‌‌‌کنندگان، اساتید و ...
  •     تهیه پیش‌‌‌‌نیازها و در دسترس قرار دادن آن برای افراد
  •     امکان رزرو به صورت گروهی و یا فردی
  •     فراهم آوردن ارزیابی دوره‌‌‌‌ها، اساتید و شرکت‌‌‌‌کننده‌‌‌‌ها
  •     امکان دریافت کلیه گزارش‌‌‌‌های مورد نیاز

  • مزایا
  •     یکپارچگی کامل با ماژول مدیریت چارت سازمانی (Organizational Management)، مدیریت توسعه پرسنل (Personnel Development)، مدیریت زمان (Time Management)، SAP Appointment Calendar، SAP Knowledge Warehouse، Cost Accounting و مدیریت مواد ( Material Management)
  •     امکان برنامه‌‌‌‌ریزی دوره‌‌‌‌ها در آینده با توجه به نیازمندی‌‌‌‌های آموزشی
  •     امکان مدیریت قابلیت‌‌‌‌های پرسنل با توجه به برنامه‌‌‌‌های توسعه پرسنلی
  •     امکان رزرو دوره توسط کارمندان از طریق ESS با توجه به نیازمندی‌‌‌‌های خود

  • مدیریت زمان (Time Management)
    مدیریت زمان از ماژول‌هاي كليدي SAP در حوزه منابع انساني است كه از طريق آن امكان ورود، پيگيري و محاسبه اطلاعات مرتبط با کارکرد پرسنل فراهم مي‌‌‌‌شود، سپس اين اطلاعات به سيستم محاسبه حقوق و دستمزد (Payroll) منتقل شده تا جبران خدمات پرسنل محاسبه شود.

    کاربردها
  •     امکان تعریف شیفت کاری چرخشی
  •     امکان تعریف تقویم‌‌‌‌های مختلف کاری
  •     امکان ورود اطلاعات ورود و خروج از دستگاه کارت ساعت ، CATs یا اینترنت
  •     امکان کنترل و Monitoring کارکرد روزانه و ورود و خروج به صورت On Line
  •     اجرای محاسبات و ارسال آیتم‌‌‌‌های حقوقی به Payroll
  •     امکان محاسبه کارکرد با توجه به تعاریف شیفت‌‌‌‌های کاری و کارکرد شخص و درخواست‌‌‌‌ها
  •     ارائه فیش کارکرد

  • مزایا
  •     امکان ارزيابي كار انجام شده پرسنل بر اساس واحد سازمانی، مراکز کاری و ...
  •     امکان تعيين میزان در دسترس بودن پرسنل
  •     امکان برنامه‌‌‌‌ریزی شیفت پرسنل در مراکز کاری در بازه‌‌‌‌های هفتگی، ماهیانه و ...
  •     یکپارچگی با ماژول‌‌‌‌های مدیریت موجودی، سیستم مدیریت پروژه، لجستیک و سایر ماژول‌‌‌‌های منابع انسانی
  •     امکان مدیریت کارکرد پرسنل از روش‌‌‌‌های مدیریت مثبت و منفی

مدیریت توسعه نیروی انسانی Personnel Development
برنامه ریزی جهت حفظ نیروی انسانی در سازمانها یکی از مهم ترین دغدغه های هر سازمانی است و سیستم SAP بدین منظور ماژولی را ارائه کرده است که امکانات زیر را در اختیار مدیران منابع انسانی قرار میدهد:
  •     امکان تعریف مسیر شغلی
  •    امکان تعریف  انواع برنامه برای رسیدن به جایگاه شغلی تعریف شده ( آموزش حین کار ، آموزش استاندارد، سمینار ، گردش شغلی و .... )
  •    امکان تعریف و انجام ارزیابی های مختلف ( ارزیابی آموزشی ، 360 درجه ، .... )
  •    تعیین شرایط جانشین
  •    انتخاب مناسب ترین فرد برای یک پست یا جانشین
  •    انتخاب مناسب ترین پست برای یک نفر
  •     برنامه ریزی آموزشی برای جانشین پروری
  •    رسیدن به جایگاه شغلی

مدیریت هزینه پرسنلی Personnel Cost Planning
جهت مدیریت و برنامه ریزی هزینه های مرتبط با پرسنل هر سازمان از این ماژول استفاده میشود . برخی از امکانات این سیستم عبارت است از :
  •    برنامه ریزی هزینه
  •    تعریف سناریوهای متفاوت
  •    جمع آوری داده ها
  •    اجرا
  •     Personnel Cost Planning  Run
  •    انتخاب سناریو
  •    تعیین بودجه و مدیریت آن برای هر دپارتمان

مدیریت سفر Travel management
جهت مدیریت ماموریت های پرسنل از این ماژول استفاده میشود و دارای قابلیتهای زیر است:
  •    برنامه ریزی سفر
  •    ثبت مدارک سفر
  •    محاسبه هزینه های واقعی سفر
  •    رزرو/ کنسل  بلیط و هتل و .....

مدیریت عملکرد پرسنل  Performance Management

ماژول فوق بصورت کاملا داینامیک این امکان را به مدیران میدهد که بتوانند پرسنل زیر مجموعه خود را ارزیابی کنند برخی از قابلیت های این سیستم عبارت است از :
  •    تعریف اهداف برای هر پرسنل
  •    تعریف پارامترهای اندازه گیری و ارزیابی
  •    تعریف فعالیت برای رسیدن به اهداف تعریف شده
  •    ثبت پیشرفت
  •    امکان انجام انواع ارزیابی ( 360 ، ارزیابی مدیر و .... )
  •    امکان مونیتور کردن عملکرد پرسنل

مدیریت ایمنی و بهداشت  محیط Environment ,Healthy And Safety
این ماژول شامل سه زیر ماژول ایمنی و بهداشت عمومی ، ایمنی و بهداشت صنعتی و مدیریت حوادث و رخدادها میباشد که در حوزه منابع انسانی زیر ماژول ایمنی و بهداشت عمومی کمک میکند که  سوابق پزشکی هر پرسنل بصورت کامل مدیریت شود و امکان برنامه ریزی معاینات دوره ای و ثبت نتایج آن و ..... محقق گردد.