مدیریت اسناد و مدارک در SAP

مدیریت اسناد و مدارک در SAP
مدیریت اسناد و مدارک در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی SAP ERP
پرونده‌ها، مدارك، نقشه ها، قراردادها، پرونده‌هاى پرسنلى، اسناد مثبته مالى و ... از با ارزش‌ترين دارایی‌هاى اطلاعاتی سازمان‌ها هستند كه باید به حفاظت، نگهداری، سرعت دسترسی، طبقه‌بندى و اعمال سطوح امنیتی دسترسی در آن‌ها توجه ویژه‌اى شود. از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به دلایل مختلف، از دست دادن منابع زمانی و ریالی زيادى را در پى دارد و تلاش‌هاى مضاعفی برای بازگرداندن آن‌ها می‌طلبد.
مديريت صحیح و تسهیل گردش این مستندات در سازمان، نگهدارى و حفاظت آن‌ها از جمله مسائل مهم این حوزه مى‌باشد.
در سیستم یکپارچه سپ این کار به وسیله سیستم مدیریت مستندات (DMS (Document Management System انجام می شود.

کاربردها:
  • ذخیره سازی مدارک در یک محیط امن
  • کاهش زمان صرف شده برای مدیریت مدارک
  • دسترسی آسان به مدارک
  • جستجو بسیار عالی
  • امکان جستجو مدارک به وسیله محتوا مدارک پیوستی
  • قوانین امنیتی پیچیده برای کنترل دسترسی به مدارک
  • امکان Check in  و Check out  نمودن مدرک
  • امکان مدیریت ورژن و ری ویژن و بخش
  • امکان جستجو مدارک با کلمات کلیدی و همچنین با متن توصیفی مدارک
  • امکان سازمان دهی مدارک به صورت ساختار و همچنین به صورت سلسله مراتب
  • پیگیری مدارک به وسیله وضعیت آنها و همچنین کنترل وضعیت کارهای تجاری با وضعیت آنها (به عنوان مثال زمانی تا مدرک تایید نشده است امکان ارسال به ذینفعان وجود نداشته باشد.)
  • تایید مدارک به صورت امضاء الکترونیک
  • توزیع مدارک به ذینفعان (به صورت دستی و هم به صورت SAP Workflow)
  • دسترسی به مدارک از طریق اینترنت ( هم به وسیله Web Documents و هم از طریق محیط وب سیستم سپ)
  • امکان کار با مدارک به وسیله EasyDMS که یک محیط کاملا شبیه فولدردر مایکروسافت می باشد.
  • امکان Redline  و لایه زدن به مدارک
  • امکان مقایسه لایه ها و ورژن های مدارک
  • امکان یکپارچگی با سیستم های CAD
  • ورژن گذاری بر روی محتواهای پیوست شده به مدارک
  • امکان مشاهده مدرک با سیستم ECL بدون آنکه نرم افزار مورد نظر در سیستم نصب باشد.
  • یکپارچگی با سایر سیستم های موجود در سپ
    • سیستم مدیریت پروژه
    • سیستم های لجستیک
    • مدیریت تغییرات مهندسی