مدیریت مواد در SAP

مدیریت مواد  در SAP
مدیریت مواد در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی SAP ERP

ماژول (MM (Material Management در سیستم یکپارچه سپ، فرایند  مناقصه ، قرارداد ، تأمین، انبارش و مدیریت صورتحساب تأمین کنندگان در سازمان ها را در دو حوزه مواد و سرویس مدیریت می کند. این فرایند از شناسایی نیازمندی در سازمان و خرید کالا از تأمین کننده آغاز شده و با تحویل کالا به انبار و در نهایت تحویل آن به خط تولید و یا فضای ساخت پروژه ادامه می یابد ثبت صورتحساب پیمانکاران و اتصال آن با ماژول مالی انتهای فرآیند این ماژول است. با استفاده از فرایند تأمین مواد در SAP-MM  در یک سازمان می توان اطمینان حاصل کرد که هیچگاه کسری کالا یا ایرادی در زنجیره تأمین مواد وجود نخواهد داشت. این ماژول فرایند خرید کالا و مدیریت مواد را تسریع می کند و باعث می شود جریان کل فرایند های کسب و کار  در زمان مناسب و با بهره وری بالای هزینه پیش رود. SAP-MM منابع تأمین مواد و خدمات را با هدف بالا بردن بهره وری، کاهش هزینه و به صورت توامان پیشرفت کسب و کار مدیریت می کند تا در زمان مناسب سازمان نسبت به تغییرات بازار چابکی کافی داشته باشد.
تمامی سازمان ها برای تکمیل فرایندهای کسب و کار خود به کالا یا خدمتی که از خارج از سازمان تأمین می شود نیاز دارند. SAP-MM این فرایند را دو حوزه متفاوت Basic Procurement و Special Procurement مدیریت می کند که در موارد زیر کاربرد دارد.

کاربردها
  •     شناسایی نیازها و جمع آوری اطلاعات در مورد خدمات مورد نیاز: این مهم در مورد کالاها با اجرای MRP و با استفاده از اطلاعات هر کالا به دست می آید. در این راستا با بکارگیری سیاست های متفاوت برنامه ریزی تأمین کالا برای هر کد کالای خریدنی و اجرای MRP، می توان از پیاده‌سازی به هنگام فرایند خرید کالا و مواد، و همچنین تأمین و تحویل به‌ موقع نیازمندی خرید کالا اطمینان حاصل نمود.
  •     مدیریت اطلاعات تأمین‌کنندگان: سازمان‌ها نیاز دارند برای اطمینان از کیفیت تأمین کالا و خدمات، اطلاعات مناسبی از تأمین‌کنندگان و کیفیت کار با آنها در طول زمان داشته باشند.SAP-MM  با نگهداری اطلاعات تمامی تأمین‌کنندگان و پیشینه کیفی، زمانی، قیمتی آنها، تصمیم‌گیری مناسب و بهنگام سازمان خرید جهت ادامه همکاری با آن تأمین‌کننده را تسریع می‌کند. همچنین، قابلیت برنامه‌ریزی تأمین کالاهای خاص از یک تأمین‌کننده ویژه نیز وجود دارد؛ که این امر منجر به کاهش خطای کاربری نیز خواهد شد.
  •     ایجاد اسناد استعلام بها: با توجه به رقابتی شدن فرایند تأمین کالا، سازمان ها برای تأمین یک کالا از تأمین‌کنندگان مختلف استعلام نموده و و در برخی موارد مناقصه برگزار می نمایند. ثبت، جمع آوری و مقایسه اطلاعات استعلام بها در طول زمان، سودآوری برای سازمانها را بدنبال خواهد داشت.
  •     ایجاد اسناد سفارش خرید: انواع سفارش خرید در SAP-MM در هنگام نهایی شدن مذاکرات سازمان با تأمین کننده قابل ثبت است، از انواع این اسناد می توان به سفارش های خریدی که برای انبارش کالا ثبت می شود، سفارشات امانی با قابلیت مدیریت کردن کالای امانی در انبار به صورت مجزا، سفارش خرید پیمانکاری که امکان ارسال کالای پیمانکاری و دریافت کالای تکمیل شده توسط تأمین کننده را در یک سفارش فراهم می کند، سفارش خرید سرویس هایی که توسط پیمانکاران در فضای پروژه ها مورد استفاده قرا می گیرند، سفارش خرید سرویس هایی که دارای نقاط کنترلی از پیش تعیین شده جهت پرداخت هستند، سفارش خرید کالاهای رایگان، سفارش خرید کالا که مستقیما به دپارتمان هایی در سازمان تحویل می شوند، اشاره کرد.
  •     ایجاد اسناد قرارداد: سند قرارداد در SAP-MM به عنوان مرجعی برای خرید کالا و خدمات در یک بازه زمانی استفاده می شود. کنترل اعتبار قرارداد و سقف ارزش قرارداد و کنترل میزان مصرف از قراردادها از قابلیت های مهم دیگر این ماژول می باشد.
  •     ارزیابی تأمین کنندگان در SAP-MM با توجه به نگهداری تمامی داده های تاریخی در مورد قیمت خرید کالا از یک تأمین کننده: با توجه به کیفیت کالای دریافتی در هر بار رسید، زمان‌بندی ارسال کالا و ... و همچنین سایر معیارهای مد نظر سازمان، می توان تأمین کنندگان را ارزیابی کرد. با توجه به یکپارچگی بین واحدهای تأمین، کیفیت، انبار و مالی، داده ها به صورت لحظه ای برای ارزیابی تأمین کنندگان در دسترس می باشند.
  •     مدیریت Batch: در بسیاری از صنایع نیاز است اطلاعات تمام یا گروهی از کالاها را در سطح دقیقتر و جزئی‌تری گروه بندی و مدیریت نمود، به عنوان مثال می توان به نگهداری اطلاعات یک کد کالای رسید شده از تأمین کنندگان مختلف به صورت مجزا نام برد. با استفاده از Batch management در SAP-MM میتوان بر مبنای کسب و کار مربوطه، اطلاعات مهم و متفاوتی از هر کد کالا را ذخیره نمود و موجودی یک کد را در سطح Batch های مختلف کنترل کرد.
  •     ثبت پیش پرداخت های مورد نیاز در فرایند خرید: با توجه به یکپارچگی بین ماژول MM و مالی می توان ارتباط بین سفارش های خرید و پیش پرداخت ثبت شده برای هر سفارش را حفظ نمود. پرداخت Down payment در مراحل مختلف و شناسایی مبلغ پرداخت شده به تأمین کننده بعنوان پیش پرداخت هنگام ثبت فاکتورهای خرید امکانپذیر است.
  •     ثبت فاکتورهای تامین کنندگان: در SAP-MM می توان فاکتورهای ارسالی از سمت تامین کنندگان را عطف به اسناد متفاوتی مانند PO یا Service Entry Sheet و ... در سیستم ثبت نمود. این قابلیت تمام کننده فرایند تامین مواد بوده و با بخش های مختلف سیستم یکپارچه است. در حین فرآیند ثبت فاکتور، اطلاعات آن به لحاظ تعداد، قیمت، محتوا و حساب توسط سیستم بررسی میشود. این سند در لجستیک با ماژولهای مالی و حسابداری صنعتی نیز یکپارچه بوده بنابراین همزمان با ثبت سند لجستیک، اسناد مالی مورد نیاز را نیز ایجاد می کند. همچنین می توان در صورت نیاز اصلاحات فاکتور تامین کننده را نیز تحت عنوان Subsequent Debit/Credit در سیستم ثبت کرد. در ثبت فاکتور تامین کنندگان امکان اعمال مالیات های قانونی مانند مالیات بر ارزش افزوده و مالیات تکلیفی وجود دارد. در صورتی که برای یک سفارش خرید، پیش پرداختی در سیستم ثبت شده باشد می توان در هنگام ثبت فاکتور تامین کننده مقدار پیش پرداخت را شناسایی و تنها به ازای مقدار باقی مانده پرداخت نمود.
  •     مدیریت سفارشات امانی: در SAP-MM می توان سفارشات امانی در سیستم ثبت کرد و موجودی کالای امانی را به صورت مجزا در سطح تأمین کننده-کد مدیریت نمود. در این فرایند تا زمانی که کالای امانی در سازمان مصرف نشده باشد، هیچ‌گونه سند مالی ثبت نمی‌شود و نیازی به پرداخت به تأمین کننده وجود ندارد.
  •     تأمین مستقیم: در بسیاری از مواقع خرید کالا و خدمات برای محل مشخصی صورت می گیرد، به این صورت که از ابتدای ایجاد نیازمندی، مرکز هزینه یا بعبارتی محل خاص مصرف کالا مشخص است و عملیات انبارش در این فرایند وجود نخواهد داشت. در این موارد در SAP-MM بمنظور پیاده‌سازی ساده‌تر و دقیق‌تر فرایند تأمین، می توان اطلاعات محل هزینه شدن کالا را در سفارش خرید تعیین نمود.
  •     مدیریت بازگشت کالا به تأمین کننده: در SAP-MM می توان کالای رسید شده در انبار را با استناد و یا بدون استناد به سفارش خرید به تأمین کننده بازگرداند. با ثبت این نوع سند تأمین کننده بدهکار شده و امکان حواله کالا از انبار فراهم می گردد.
  •     مدیریت خرید و فروش بین دو کمپانی: در SAP-MM می توان بین شرکت های مختلف یک هلدینگ که از لحاظ حقوقی مجزا می باشند فرایند خرید و فروش را به گونه ای مدیریت کرد که با ثبت یک سند واحد، در یک شرکت فرایند خرید و در شرکت دیگر فرایند فروش اتفاق بیفتد. SAP-MM قابلیت پیاده‌سازی بسیاری از مراحل فرایند مدیریت خرید و فروش بین دو کمپانی به صورت اتوماتیک را دارد و در این راستا اسناد مالی شامل صورتحساب‌های خرید و فروش نیز به صورت خودکار ثبت می گردند. برنامه ریزی این نوع خرید و فروش می تواند در سیستم برنامه ریزی احتیاجات مواد (MRP) صورت پذیرد.
  •     مدیریت موجودی: در SAP-MM می توان موجودی کالاها را در محیط های مختلف (قرنطینه، مردود و قابل مصرف) و در سطوح مختلف (Batch، انبار، سازمان و هلدینگ) مدیریت کرد. همچنین در فرآیندهای خاص فوق الذکر مانند سفارشات امانی، پیمانکاری، فروش امانی و ... موجودی به تفکیک تأمین کننده و مشتری نیز در دسترس می باشد.
  •     رسید و حواله کالا در انبار: رسید و حواله کالا در انبار، از محل های متفاوت و با دلایل مختلف از جمله خرید و فروش و انتقال صورت می گیرد که در SAP-MM می توان رسید و حواله کالا را با رفرنس دادن به اسناد متفاوت و در صورت نیاز بدون رفرنس ثبت کرد. با ثبت رسید و حواله کالا در انبار به صورت هم زمان موجودی تعدادی و ارزش ریالی انبار بروز رسانی شده و قیمت تمام شده کالا بروز خواهد شد.
  •     جابجایی کالا در انبارها: در SAP-MM می توان جابجایی بین کالاها را به صورت یک مرحله ای و دو مرحله ای مدیریت کرد. به این ترتیب که در صورت نزدیکی انبارها به هم و مسئولیت مشترک دو انبار با ثبت یک سند در لحظه موجودی در انبار حواله کننده کاهش و در انبار رسید کننده افزایش می یابد. در غیر این صورت می توان ترتیبی اتخاذ کرد که در یک مرحله انبار حواله کننده جنس را به فضای در راه منتقل کند و انبار رسید کننده کالا را از فضای درراه دریافت نماید. میتوان فرایند دو مرحله ای را عطف به یک درخواست و یا بدون درخواست مدیریت کرد.
  •     فرآیند تأمین سرویس: در SAP-MM تأمین سرویس های مورد نیاز سازمان که یا به صورت مستقیم و یا از طریق ماژول های PS (Project System), PM (Plant Maintenance), CS (Customer Services) درخواست می شوند، امکان پذیر است. ثبت سرویس های انجام شده (Service Entry Sheet) و تأیید آن ها می تواند پیش نیازهای ثبت صورتحساب تأمین کننده خدمات باشد.

مزایا
  •     عدم نیاز به ثبت چندین باره اطلاعات، که به واسطه یکپارچگی بین ماژول MM با سایر ماژول های سیستم مانند FI (Financial Accounting)،  QM (Quality Management)، SD (Sales & Distribution)، LE (Logistic Execution)، PM،  PS نیازی به ثبت چندباره اطلاعات وجود ندارد و از خطاهای مربوط به ثبت های موازی جلوگیری می شود.
  •     جریان کامل داده ها بین اسناد تأمین، به این صورت که می توان در زنجیره اسناد خرید، اسناد را به یکدیگر ارجاع داد و با این کار از ثبت داده های اضافی خودداری کرد.
  •     وابستگی گام های عملیات تأمین به گام های قبلی، که به صورت همزمان اطمینان از صحت داده را بالا برده و پیگیری تمامی گام های تأمین را نیز تسهیل می کند. به این ترتیب می توان از سند درخواست تأمین ثبت شده، به انواع اسناد تأمین و در نهایت رسید و فاکتور ثبت شده برای آن دست یافت.
  •     امکان ثبت رسیدها عطف به اطلاعیه حمل تأمین کننده، که باعث به وجود آمدن زبان مشترک بین واحد تأمین و انبار می شود.
  •     امکان مدیریت موجودی در راه در SAP-MM، به این ترتیب که به محض این که کالا در فرایند خرید خارجی با توجه به Incoterm تأمین کالا به مالکیت سازمان در آمد، می توان کالا را در فضای در راه رسید کرد و در مرحله بعدی در زمانی که کالا به انبارها رسید فرایند شمارش کالا و ثبت رسید واقعی در انبار را انجام داد.
  •     در دسترس بودن داده های به هنگام
  •     بروزرسانی قیمت کالاها بر اساس اسناد خرید با توجه به یکپارچگی بین ماژول MM با CO (Controlling).
  •     امکان برقراری رویه های مختلف در تأیید اسناد خرید (بر اساس قیمت، تأمین کننده و سایر شرایط خرید...)
  •     امکان تصحیح فاکتور ارسالی از سمت تأمین کننده و در نتیجه آن بروز رسانی قیمت کالا در انبار.
  •     پشتیبانی از الزامات قانونی
  •     امکان ثبت خرید خدمات و اطلاعیه تأیید دریافت خدمات
  •     امکان ثبت خرید آیتم های Free of Charge
  •     کنترل بهتر فرآیندهای لجستیک و ثبت فاکتور
  •     پیش بینی نیازمندی های ماه های آتی بر اساس برنامه تولید و فروش
  •     قابلیت گزارش گیری بالا با توجه به Database قدرتمند و امکان ذخیره شدن داده‌‌‌ها، یکی کردن و ارائه آن‌‌‌ها در فرمت‌‌‌های مختلف از جمله کریستال ریپورت، اکسل و ...
  •     سرعت بالای گزارش گیری با توجه به ساختارهایی که در Logistic Information System برای گزارش گیری تعریف شده اند.
  •     امکان ذخیره سازی اطلاعات خرید در سطح کالا-تأمین کننده که سابقه کاملی از تمامی اطلاعات خرید یک کالا از یک تأمین کننده خاص را در اختیار سازمان قرار می دهد و سطح ریزتری برای نگهداری اطلاعات مربوط به خرید کالا مانند Planned delivery time را می توان ذخیره کرد.
  •     امکان آرشیو کردن داده های تاریخی و بازیابی آن ها در زمان مورد نیاز
  •     امکان Automate کردن ثبت سفارش برای تأمین کنندگان خاص، به این صورت که در صورتی که موجودی کالا به پایین تر از سطح مشخصی رسید سیستم به صورت اتوماتیک برای تأمین کننده سفارش خرید ایجاد می کند و با این کار نگرانی کسری کالا به حداقل می رسد.
  •     امکان Track  کردن دقیق تمامی فرآیندهای مهم زنجیره تأمین مواد.
  •     امکان خودکار نمودن اغلب فرآیندهای خرید (تنها ثبت یک رسید انبار کافی است.)
  •     امکان برقراری ارتباطات B2B (Business to Business) با تأمین کنندگان و سایر شرکای تجاری.
  •     پشتیبانی از سیستم موجودی بدون ارزش (Non Valuated Stock) و خریدهای بدون نیاز به نگهداری موجودی.