مدیریت فروش در SAP

مدیریت فروش در SAP
مدیریت فروش در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی SAP ERP

ماژول فروش (SAP SD(Sales and Distribution یکی از ماژول‌‌‌‌های اصلی و پرکاربرد در سیستم یکپارچه سپ SAP ERPمی‌‌‌‌باشد که فرآیندهای مرتبط با فروش سازمان از زمان امکان فروش یک محصول/خدمت تا ثبت صورت‌‌‌‌حساب فروش را پوشش می‌دهد. این ماژول شامل فرآیندهای اصلی فروش، ارسال کالا/تحویل خدمات و ایجاد صورت‌‌‌‌حساب است که باعث یکپارچگی هر چه بیشتر سازمان فروش با مشتری می‌‌‌‌گردد. همچنین ارتباط یکپارچه‌‌‌‌ای با فعالیت‌‌‌‌های ماژول مالی یا (FI(Financial Accounting ، ماژول تحلیل سودآوری (PA(Profitability Analyses و سایر ماژول‌‌‌‌های لجستیک مانند (MM(Material Management و (PP(Production Planning برقرار می‌‌‌‌کند. ماژول SD در سیستم سپ قابلیت پوشش نیازمندی‌‌‌‌های سازمان‌‌‌‌ها در حوزه فروش را از شرکت‌‌‌‌های پروژه محور تا شرکت‌‌‌‌های خرده فروش داراست.

کاربردها
  •     نگهداری اطلاعات و دسته‌‌‌‌بندی کردن اطلاعات مشتریان بر اساس پارامترهای مختلف: در بسیاری از سازمان‌‌‌‌های فروش، مشتریان بر اساس معیارهایی از جمله کلاس‌‌‌‌بندی‌‌‌‌های مرسوم در فروش (A,B,C)، نماینده، فروشنده، توزیع کننده و ناحیه‌‌‌‌بندی جغرافیایی فروش تقسیم‌‌‌‌بندی می‌‌‌‌شوند که برای تمامی این تقسیم‌‌‌‌بندی‌‌‌‌ها در سپ امکاناتی در نظر گرفته شده است.
  •     نگهداری اطلاعات و دسته بندی کالاهای فروش: در سیستم سپ ثبت نگهداری و طبقه‌‌‌‌بندی اطلاعات کالاها بر اساس پارامترهای فروش همانند مالیات پذیری، کانال فروش، بخش (Division) های فروش، واحد فروش، مراتب محصولات (Product hierarchy) و ... قابل انجام می‌‌‌‌باشد.
  •     مدیریت فعالیت‌‌‌‌های قبل از ثبت فروش شامل استعلام و اعلام قیمت: مدیریت صحیح تمامی پیش فاکتورهایی که بین سازمان فروش و مشتری تا رسیدن به توافق نهایی از نظر تعداد و قیمت کالا مبادله می‌‌‌‌شود، توسط SAP انجام می‌‌‌‌شود. با ثبت این اسناد در سیستم می‌توان در مراحل بعدی، تمامی اسناد سفارش‌‌‌‌های فروش را عطف به آن‌‌‌‌ها ایجاد نمود. همچنین امکان گزارش‌‌‌‌گیریِ تعدادی و زمانی، از توافقاتی که به سفارش واقعی منجر می‌‌‌‌شود موجود است.
  •     مدیریت انواع قراردادهای کوتاه مدت، بلند مدت و پیمان دارای زمان بندی (Schedule Agreement): در بسیاری از سازمان‌‌‌‌ها، توافق‌‌‌‌های نهایی با مشتری بر اساس قیمت و تعداد کالا در بازه زمانی مشخصی، در قالب قراردادهای بلند مدت و کوتاه مدت تهیه می‌گردد. قرارداد مبنایی برای فروش‌های آتی قرار می‌گیرد و تمامی سفارش‌ها عطف به آن‌‌‌‌ها ایجاد می‌شود و تا زمان معتبر بودن قرارداد اجازه این سفارش داده می‌شود. نوع دیگری از قرارداد که به خصوص در صنایع خودروسازی و قطعه سازی کاربرد دارد، قرارداد با عنوان Schedule Agreement می‌باشد. در این قرارداد، مشتری پیش‌‌‌‌بینی و برنامه زمان-بندی تحویل کالا(JIT) را به سازمان ارسال می‌کند و سازمان آن را مبنای برنامه‌‌‌‌ریزی تولید خود قرار داده و بر اساس JIT schedule تحویل قطعات را انجام می‌‌‌‌دهد.
  •     ایجاد انواع سفارش فروش با مشخصات متفاوت و رویه‌‌‌‌های قیمت گذاری مختلف از جمله قیمت پلکانی و تخفیفات: مهم‌‌‌‌ترین بخش در فرایند فروش ایجاد سفارش‌‌‌‌های مختلف می‌باشد. در SAP مدیریت انواع سفارشات از جمله سفارش عادی، سفارش فوری (Rush order)، فروش نقدی (cash sale)، فروش امانی، رایگان، سفارش قراردادی، سفارش تحویل (deliver order)، فروش خدمت، فروش تلفنی و ... امکان پذیر است. در زمان ثبت سفارش، تعداد سفارش مشتری، قیمت فروش تعیین شده توسط سازمان فروش و مقدار موجودی در دسترس تعیین می‌گردد. بر اساس آن، پس از حصول اطمینان از ثبت تمامی جزییات، درخواست از انبار برای ارسال کالا انجام می‌شود.
  • رایج ترین مدل‌‌‌‌های قیمت گذاری همانند تعیین قیمت ثابت، قیمت پله‌‌‌‌ای بر اساس تعداد یا ارزش خرید مشتری و قیمت گذاری بر اساس هزینه تمام شده کالا، در SAP قابل پیاده‌‌‌‌سازی می‌باشد. سیاست‌های مختلف تخفیف‌های ریالی و درصدی، مدیریت اعمال مالیات بر مبنای ارزش خالص و یا ناخالص از دیگر قابلیت‌‌‌‌های انعطاف پذیر در سیستم سپ می‌باشد.
  •     مدیریت فرایند‌های فروش خاص: در سیستم یکپارچه SAP می‌‌‌‌توان فرآیندهای فروش خاص مانند سفارشات فروش امانی (که در آن بر اساس مصرف از انبار نزد مشتری، صورت‌‌‌‌حساب صادر می‌‌‌‌شود) و همچنین فروش شخص ثالث (Third Party) (ارسال مستقیم کالا از تأمیین کننده به مشتری) را پیاده سازی نمود.
  •     مدیریت خرید و فروش بین دو کمپانی: در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی سپ می توان بین شرکت‌‌‌‌های مختلف یک هلدینگ که از لحاظ حقوقی مجزا می‌‌‌‌باشند فرایند خرید و فروش را به گونه‌‌‌‌ای مدیریت کرد که با ثبت یک سند واحد در یک شرکت فرایند خرید و در شرکت دیگر فرایند فروش اتفاق بیفتد. SAP-MM قابلیت پیاده‌سازی بسیاری از مراحل فرایند مدیریت خرید و فروش بین دو کمپانی بصورت اتوماتیک را دارد و در این راستا اسناد مالی شامل صورت‌‌‌‌حساب‌های خرید و فروش نیز به صورت خودکار ثبت می‌‌‌‌گردند. برنامه‌‌‌‌ریزی این نوع خرید و فروش می‌‌‌‌تواند در سیستم برنامه‌‌‌‌ریزی احتیاجات مواد (MRP) صورت پذیرد.
  •     مدیریت فروش سرویس و فروش‌‌‌‌های پروژه محور: با استفاده از این قابلیت امکان فروش و صدور صورت‌‌‌‌حساب بر مبنای خدمات ارائه شده به مشتری فراهم می‌‌‌‌گردد. دامنه این خدمات می‌تواند ارائه یک خدمت مثلا ارائه آموزش تا فروش سرویس‌‌‌‌های 3rd Party Logistic (3PL) را شامل گردد. فروش سرویس‌‌‌‌های 3PL در حقیقت قبول انجام خدمات فروش، اجاره وسایل حمل و نقل، اجاره انبار و ... است که سازمان فروش به مشتری ارائه می‌‌‌‌دهد و از این طریق کسب درآمد می‌‌‌‌کند.
  •     مدیریت اسناد اعتباری در فروش‌‌‌‌های صادراتی: در سیستم SAP امکان پیاده‌سازی فرایند LC و مدیریت اطلاعات و کنترل اعتبارات در زمان ثبت سفارش مهیا گردیده است.
  •     استفاده از سند Outbound (زبان مشترک فروش و انبار) برای اطلاع انبار از جمع آوری و ارسال کالا: سند Outbound delivery حاوی تمام اطلاعات مورد نیاز برای راه‌‌‌‌اندازی و نظارت بر روند کامل خروج کالا از کارخانه است. ورود اطلاعات در این سند با فعالیت‌‌‌‌های برنامه‌‌‌‌ریزی خروج کالا شروع می‌‌‌‌شود و تا زمانی که کالا Load و ارسال می‌‌‌‌شود ادامه می‌‌‌‌یابد.
  •     ایجاد سند حمل شامل محموله‌‌‌‌های ارسالی و وسیله حمل: در این سند می‌‌‌‌توان اطلاعات دقیق حمل شامل وسیله حمل، اطلاعات راننده، شهر مقصد دریافت کالا، هزینه های حمل، تاریخ و ساعت حمل و ... را ثبت نمود.
  •     مدیریت اعتبار مشتریان Credit Management: مبحث مدیریت اعتبار مشتریان یکی از حوزه‌‌‌‌هایی است که فرآیند‌های مربوط به اعتبار مشتریان را پوشش می‌دهد. در این بخش می‌‌‌‌توان سقف اعتباری سفارشات مشتریان را محدود و مدیریت نمود، ضمن آنکه امکان کنترل اعتبار در زمان ثبت سفارش یا ارسال کالا امکان‌‌‌‌پذیر است.
  •     مدیریت فروش کالاهای رایگان به صورت Promotion، تخفیف 100% : در سیستم SAP امکان مدیریت متنوع تخفیف و ترویج بر اساس پارامترهای متفاوت مانند نوع خرید، ارزش خرید، تعداد خرید و ... به صورت تخفیف ریالی و ارائه کالا بصورت 100% تخفیف (فروش رایگان) وجود دارد.
  •     مدیریت سفارشات برگشتی: یکی از فرآیندهایی که در بسیاری از سازمان‌‌‌‌های فروش به منظور افزایش سطح رضایت‌‌‌‌مندی مشتری انجام می‌شود، برگشت از فروش می‌باشد. در این فرایند کالای ارسال شده برای مشتری به دلایل مختلف همانند مشکل کیفی درکالا، عدم ارسال صحیح کالا، عدم تمایل مشتری در دریافت کالا به دلیل تأخیر در ارسال و ... برگشت داده می‌شود. ثبت اسناد برگشتی در SAP در فروش و با ثبت نوع خاصی از سفارش فروش (Sales order) انجام می‌شود. کالای برگشت داده شده به انبار می‌‌‌‌تواند از طریق ارتباط با ماژول کنترل کیفیت Quality Management(QM) در سیکل بازرسی کیفی قرار گیرد.
  •     امکان استفاده از Customer Hierarchy برای ترسیم سطوح مشتریان با معیارهای متفاوتبا استفاده از این قابلیت می‌‌‌‌توان ساختار سازمان مشتریان را ترسیم نمود. چنانچه گروه خرید سازمان مشتری چند سطحی باشد مثلا شامل شرکت‌‌‌‌های تعاونی یا فروشگاه‌‌‌‌های خرده فروشی (retail) مختلف باشد می‌‌‌‌توان از این طریق ارتباطات بین آن‌‌‌‌ها را نشان داد. با در نظر گرفتن این قابلیت امکان اعمال سیاست‌‌‌‌های فروش (مانند تخفیفات) به ساختارهای مشتری امکان‌‌‌‌پذیر خواهد بود. از ساختار سلسله مراتبی در مشتریان می‌‌‌‌توان در ارزیابی در تحلیل‌‌‌‌های سود و زیان و در گزارش‌‌‌‌های فروش استفاده نمود.
  •     امکان پیاده‌‌‌‌سازی فروش مویرگی (Direct Store Delivery - DSD) با پشتیبانی از راه حل‌‌‌‌های موبایل: با استفاده از این قابلیت عملیات‌‌‌‌های مختلف در فروش مویرگی از جمله تعریف تور، ویزیت پلان، برنامه‌‌‌‌ریزی حمل و نقل، کنترل ویزیت‌‌‌‌ها در داخل SAP قابل مدیریت است. در سیستم SAP استفاده از موبایل در مدیریت این نوع فروش از طریق Mobile Direct Store Delivery (MDSD) نیز امکان‌‌‌‌پذیر است.

  • مزایا
  •     انعطاف‌‌‌‌پذیری در قیمت‌‌‌‌گذاری سفارش‌‌‌‌ها شامل مدل‌‌‌‌های قیمت‌‌‌‌گذاری پیچیده بر مبنای مشتری، مواد فروخته شده و یا ترغیب و ترویج خاص.
  •     امکان پیشنهاد کالا در زمان ثبت سفارش و بر اساس سیاست‌‌‌‌های سازمان.
  •     امکان ایجاد طرح‌‌‌‌های جایگزینی و یا تکمیلی مخصوص به یک کالا در زمان ثبت سفارش برای تمامی مشتریان و یا برای مشتریان خاص.
  •     اعمال سیاست‌‌‌‌های فروش متفاوت در گروه‌‌‌‌های مختلف مشتری.
  •     اعمال محدودیت‌‌‌‌های متنوع در فرآیند فروش بر اساس نوع مشتری، گروه مشتری، کالا و ... بر اساس اعتبار آن در بازه‌‌‌‌های تاریخی.
  •     امکان اعمال سیاست فروش سهمیه‌‌‌‌ای با استفاده از قابلیت Sales Quota. بر اساس دسته‌‌‌‌بندی‌‌‌‌های مختلف مانند منطقه فروش، شعبه و ... 
  •     کنترل سقف قراردادهای فروش
  •     پشتیبانی از قراردادهای تخفیفی (Rebate)
  •     مدیریت بهتر و دقیق‌‌‌‌تر ارسال کالا به مشتریان بر اساس زمان بندی تحویل (Delivery Scheduling).
  •     پشتیبانی از فرایند فراخوانی (Recall) از طریق پیگیری کالای حمل شده به مشتری با استفاده از Batch management و Serial Number.
  •     تعیین نیازمندی فروش و بررسی میزان موجودی در دسترس در زمان ثبت سفارش Availability Check.
  •     کاهش فروش از دست رفته یا اطمینان مشتری به تحویل به موقع کالا با اجرای ATP Check.
  •     یکپارچه بودن با ماژول تولید در به روزرسانی MRP و پوشش برنامه‌‌‌‌ریزی فروش.
  •     امکان پشتیبانی فروش به زبان‌‌‌‌ها و واحدهای پولی مختلف در فرایند صادرات.
  •     امکان اصلاح حساب مشتریان با ایجاد اسناد Credit Memo. و Debit Memo. در فروش.
  •     امکان مدیریت پیش‌‌‌‌پرداخت‌‌‌‌های مشتری.
  •     امکان صدور صورت‌‌‌‌حساب به صورت دوره‌‌‌‌ای (فروش‌‌‌‌های اجاره‌‌‌‌ای) و یا بر اساس Milestone های پروژه
  •     پشتیبانی از انواع مالیات‌ها (ارزش افزوده، تکلیفی و ...)، بیمه پیمانکاری، حسن انجام کار و ...
  •     پشتیبانی از الزامات قانونی
  •     امکان نگهداری اطلاعات کالاها با امکان فروش کالاهای دارای Option (Variant Configuration).
  •     محاسبه قیمت تمام شده بر اساس اجزاء هزینه در زمان ثبت سفارش (شرکت‌‌‌‌های پروژه محور)  و اعمال سیاست Cost-plus.
  •     امکان ارتباط Business to Business) B2B) با سیستم‌‌‌‌های تأمین مشتریان.
  •     مدیریت صحیح و دقیق‌تر برگشتی‌‌‌‌های فروش.
  •     ارتباط سیستمی بین اسناد مختلف فروش از طریق Document Flow مناسب.
  •     امکان گزارش‌‌‌‌گیری با استفاده از گزارش‌‌‌‌های عملیاتی و سیستم اطلاعاتی فروش (Sales Information System) با امکان ذخیره شدن داده‌‌‌‌ها، یکی کردن و ارائه آن‌‌‌‌ها در فرمت‌‌‌‌های مختلف از جمله کریستال ریپورت، اکسل و ...