ارزیابی آمادگی سازمان جهت پیاده سازی ERP

ارزیابی آمادگی سازمان جهت پیاده سازی ERP
ارزیابی آمادگی جهت پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی  ERP
اهمیت آمادگی جهت پیاده سازی ERP از آن جهت است که سازمان بودجه لازم جهت انجام این پروژه را داشته باشد، زمان Go live پروژه خیلی دیر نباشد و تیم پروژه در میانه کار، آن را متوقف ننمایند. سازمان هایی که زمانی را به بررسی میزان آمادگی جهت پیاده سازی ERP اختصاص می دهند (با وجود اینکه هیچ سازمانی در هیچ زمانی نمی تواند 100% آماده باشد) شانس بیشتری برای موفقیت در پیاده سازی دارند. آمادگی برای پیاده سازی ERP ریسک های پیاده سازی مانند ناکافی بودن بودجه، عدم تناسب با نیازهای سازمان و مشکلات عملکردی هنگام Go live را کاهش می دهد.
تقریبا 70% از پروژه های ERP در جهان با شکست مواجه می شوند. بعضی آن ها در دستیابی به چشم انداز و مأموریت سازمان در حوزه یکپارچگی شکست می خورند. بعضی در ایجاد ثبات در بخش مالی و حسابداری دچار شکست می شوند و بعضی دیگر به علت مسائل پذیرش تغییر با شکست مواجه می شوند. کمتر اتفاق می افتد که یک پروژه ERP به علت گذر از محدودیت های زمان یا هزینه دچار شکست شود.
یک پروژه ERP تمامی سازمان را به صورت فیزیکی و غیر فیزیکی درگیر می نماید و تغییر و بهبود فرایندهای سازمان را می طلبد. پروژه ERP شرح شغل افراد را تغییر می دهد و بعد از Go live کارایی را برای سازمان به ارمغان می آورد.
با توجه به اینکه هیچ سازمانی نمی تواند کاملا برای پیاده سازی ERP آماده باشد، چگونه می توان سطح آمادگی آن را ارزیابی نمود؟ این کار به سادگی امکان پذیر نیست. اما برای ارزیابی آمادگی باید به سوالات زیر پاسخ داد:
1. آیا فرایندهای کسب و کار شما به درستی کار می کنند؟
میان فرایندی که کار کند با نرم افزاری که کار کند تفاوت وجود دارد. بسیاری از سازمان ها گمان می کنند نرم افزاری که به درستی کار کند، آمادگی برای ERP را ایجاد می کند در حالی که سازمان ها باید نگران این باشند که آیا فرایندهای آن ها به درستی تعریف و تست شده اند؟ این سوال مهم به خصوص در زمانی که سازمان ها قبل از پیاده سازی ERP نیازمند مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار خود هستند، اهمیت می یابد. فرایندهای کسب و کار نباید توسط واحد IT یا تیم پروژه ERP تعریف گردد بلکه باید توسط ذینفعان کلیدی کسب و کار تعریف و تست شده و اعتبار آن ها سنجیده شود. 
2. آیا کارمندان شما آماده تغییرات سازمانی مرتبط با سیستم ERP جدید شما هستند؟
همانند مطالب بالا، فرایندهای کسب و کاری که به خوبی تعریف و تست شده اند، با فرایندهایی که کارمندان آن ها را فهمیده و اجرا کرده اند متفاوت هستند. در حقیقت بهتر است کارمندان خط مقدم تعریف کنند که آیا پیاده سازی سیستم ERP با موفقیت مواجه می شود یا شکست؟ یک برنامه مدیریت تغییرات سازمانی باید به عنوان بخشی از پروژه پیاده سازی ERP در نظر گرفته شود تا از هماهنگی کارمندان با تغییرات ناشی از سیستم جدید ERP اطمینان حاصل گردد. این برنامه نباید تنها شامل آموزش باشد، بلکه باید تأثیر تغییرات، آمادگی سازمان، ارتباطات کارمندان و سایر فعالیت های کلیدی تغییرات سازمانی که قبل از Go live انجام می شوند را پوشش دهد تا از آمادگی کارمندان تا حد امکان اطمینان حاصل گردد.
3. آیا زمان مناسب Go live فرا رسیده است؟
بعضی از مدیران پروژه درباره زمان Go live سخت گیر هستند زیرا نمی خواهند پروژه با تأخیر مواجه شود تا هزینه آن از میزان بودجه تخصیص داده شده به پروژه تجاوز نکند، اما حقیقت این است که در صورتی که زمان مناسب برای Go live فرا نرسیده باشد و بدون آمادگی، Go live انجام شود، می تواند هزینه بیشتری برای سازمان ایجاد کند. بنابراین یک تحلیل مناسب و ساختار یافته از آمادگی پیاده سازی ERP می تواند ریسک و هزینه پیاده سازی ERP را قبل از آن که دیر شود، کاهش دهد.
 
5 مرحله جهت ارزیابی میزان آمادگی کسب و کار شما برای پیاده سازی ERP
1. آیا سازمان به یک راهکار ERP نیاز دارد؟
بسیاری از صاحبان کسب و کارهای کوچک با سیستم های کنونی صفحه گسترده یا راهکارهای حسابداری خود با مشکل محدودیت عملکرد و عدم یکپارچگی میان داده ها مواجه می شوند. نمونه این مشکلات می تواند شامل موارد زیر شود:
  • تیم فروش کالاهایی را می فروشند که در انبار نیست.
  • سیستم یک گزارش که حاوی همه اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری باشد را ارائه نمی دهد.
  • راهکار مدیریت کسب و کار یکپارچه به طرق زیر به سازمان ها کمک می نماید:
  • یکپارچگی فرایندهای سازمانی از طریق عملکردهای مرکزی یکپارچه
  • اتوماتیک کردن فرایندهای دستی از طریق جریان های کار
  • گزارش بر اساس داده های دقیق
  • زمان نیاز به یک راهکار ERP با پاسخ به پرسش های زیر می تواند بسیار ساده باشد:
  • آیا سازمان منابع IT در دسترس برای تحقیق درباره راهکارهای ERP بالقوه دارد؟
  • آیا میزان آمادگی سازمان برای پیاده سازی ERP ارزیابی شده است؟
  • آیا نیازمندی های تجاری راهکار ERP که سازمان در نهایت اتخاذ می کند مشخص شده اند؟
  • آیا راهکارهای ERP موجود در بازار بازنگری و بررسی شده اند؟
  • آیا پارتنر پیاده سازی ERP به درستی انتخاب شده است؟
  • 2. آیا سازمان منابع IT در دسترس برای تحقیق پیرامون راهکارهای بالقوه ERP را دارد؟
    در بازارهای کنونی، سازمان ها باید صرف نظر از زمان، همواره در دسترس مشتریان باشند. مشتریان مایلند در تمامی ساعات شبانه روز خرید انجام دهند، حساب های خود را مدیریت کنند و اطلاعات مورد نظر خود را بیابند. در این میان سایر شرکای تجاری، نیاز به گزارش های به هنگام، مدیریت انبار، داده های CRM و ... دارند. 
    این سوالات را باید هنگام آمادگی جهت پیاده سازی ERP پاسخ داد:
  • آیا سخت افزارهای کنونی کسب و کار برای پیاده سازی یک راهکار ERP مناسب هستند؟
  • آیا کارمندان IT در دسترس وجود دارند تا درباره یک راهکار ERP تحقیق کنند؟
  • آیا کسب و کار به یک راهکار تجارت الکترونیک تماما یکپارچه نیاز دارد؟
  • آیا نیاز به یک تحلیل مضاعف و یکپارچگی در گزارش گیری وجود دارد؟
  • آیا یک راهکار ERP از یک سیستم CRM پشتیبانی می کند؟
  • 3. آیا سازمان برای پیاده سازی ERP آماده است؟
    توسعه یک استراتژی ERP بهترین راه برای اطمینان از پاسخ گویی یک سیستم ERP به نیازهای کسب و کار و حداکثر نمودن بازگشت سرمایه است. 
    در راستای توسعه این استراتژی، سازمان ها باید سه سوال زیر را هنگام ارزیابی آمادگی پیاده سازی ERP از خود بپرسند:
  • آیا نیازهای فرایندهای کسب و کار تعریف شده اند؟ تعریف نیازهای فرایندهای کسب و کار سبب می شود تا سازمان ها بدانند چه سیستم ERP پاسخ گوی نیازهای آن هاست.
  • آیا انتظارات عملکردی از یک سیستم ERP تعریف شده اند؟ بازگشت سرمایه مورد انتظار مهم است اما در نظر گرفتن هزینه فرصت عدم پیاده سازی ERP از آن نیز مهم تر است.
  • آیا برای مدیریت تغییر برنامه ریزی شده است؟ برای تغییر از سیستم های گذشته به سیستم ERP نیاز به یک مدیر پروژه برای مدیریت تغییرات و چالش ها وجود دارد.
  • 4. آیا بازنگری گزینه ها برای انتخاب یک ERP انجام شده است؟
    برای اطمینان از اینکه یک سازمان آماده ERP است، باید معیارهای مناسبی برای ارزیابی گزینه ها قبل از رسیدن به آمادگی برای پیاده سازی ERP ایجاد نمود. محدود کردن انتخاب ها از میان انبوهی از گزینه ها می تواند کار پیچیده ای باشد، با این حال این فرایند مهم با در نظر گرفتن موارد زیر می تواند بیشتر قابل مدیریت باشد:
  • درک فرایندهای کسب و کار
    • تهیه یک نقشه از جریان های کاری و عملکردهای روزانه
    • مکالمه با کارمندان جهت تعیین فرایندهای ضروری
    • مشخص کردن نواحی نیازمند تغییر
  • تصمیم گیری درباره ویژگی های ضروری
    • تمرکز بر روی تفاوت های راهکارها و کارکردهای آن ها و تناسب آن ها با نیازهای کسب و کار
  • تصمیم گیری درباره نوع ERP متناسب با نیازهای کسب و کار
    • ارزیابی راهکارهای ERP بر اساس توانایی آن ها در ارائه کارکردهای هسته ای
     
    5. سازمان باید دنبال چه ویژگی هایی در یک پارتنر ERP باشد؟
    سازمان ها باید به دنبال یک پارتنر آگاه و با تجربه باشند که درک درستی از نیازهای آن ها داشته باشد و دارای یک تیم پشتیبانی تکنیکال قوی باشد. پارتنر منتخب ERP باید از این ها نیز فراتر رود و سازمان را در موارد زیر یاری دهد:
  • طراحی فرایندهای پیاده سازی: یک پارتنر ایده آل پیاده سازی ERP می تواند فرایندهای سازمان را با در نظر گرفتن بهینه سازی طراحی نماید تا از تناسب راهکار درخواستی با چالش های کلیدی کسب و کار مطمئن شود.
  • بیشینه نمودن ارزش استفاده از ERP: سازمان باید پارتنر ERP را انتخاب کند که برداشت درستی از نیازمندی های کسب و کارش داشته باشد. هر قدر که برداشت پارتنر دقیق تر باشد، بیشتر می تواند در راستای اهداف سازمان به بومی سازی راهکار ERP کمک نماید و بدین ترتیب سازمان از سرمایه گذاری خود در این بخش حداکثر استفاده را می نماید.
  • حفظ ارتباطات با کارمندان: یک پارتنر خوب ERP به کارمندان آموزش خواهد داد که تغییرات سازمانی ناشی از پیاده سازی ERP را مدیریت نمایند و از سیستم به درستی استفاده کنند. همچنین به آن ها کمک خواهد نمود تا مزایای یک راهکار ERP کاملا کاربردی را درک نمایند.