مدیریت مستندات و مدارک

مدیریت کلیه مستندات ، مدارک و محتویات فنی و غیر فنی در کلیه ماژول های سیستم با قابلیت جستجو و دسته بندی

مشاهده بروشور
مدیریت مستندات و مدارک
مدیریت اسناد و مدارک در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی SAP ERP
 
پرونده‌ها، مدارك، نقشه ها، قراردادها، پرونده‌هاى پرسنلى، اسناد مثبته مالى و ... از با ارزش‌ترين دارایی‌هاى اطلاعاتی سازمان‌ها هستند كه باید به حفاظت، نگهداری، سرعت دسترسی، طبقه‌بندى و اعمال سطوح امنیتی در دسترسی آن‌ها توجه ویژه‌اى شود. از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به دلایل مختلف، از دست دادن منابع زمانی و ریالی زيادى را در پى دارد و تلاش‌هاى مضاعفی برای بازگرداندن آن‌ها می‌طلبد.
مديريت صحیح و تسهیل گردش این مستندات در سازمان، نگهدارى و حفاظت آن‌ها از جمله مسائل مهم این حوزه مى‌باشد.
در سیستم یکپارچه سپ این کار به وسیله سیستم مدیریت مستندات (DMS (Document Management System انجام می شود.
 
 
کارکرد Fiori در ماژول مدیریت مستندات و مدارک

در ویرایش  SAP S4/HANA  سپ سعی نموده با ارائه محیط واسط کاربری جدید که کاملا تحلیل گرا بوده و با منطق هوشمندی کسب و کار پیاده سازی شده کاربران را هدایت و راهنمایی نماید. در این خصوص فرم های متعددی پیاده سازی نموده است.

◄جزئیات بیشتر

 

  • کاربردها

    ▪ ذخیره سازی مدارک در یک محیط امن

    ▪ کاهش زمان صرف شده برای مدیریت مدارک

    ▪ دسترسی آسان به مدارک

    ▪ امکان جستجو مدارک به وسیله محتوا مدارک پیوستی

    ▪ قوانین امنیتی پیچیده برای کنترل دسترسی به مدارک

    ▪ امکان Check in و Check out نمودن مدرک

    ▪ امکان مدیریت مدارک بر اساس Version، Revision و Part

    ▪ امکان جستجو مدارک با کلمات کلیدی و همچنین با متن توصیفی مدارک

    ▪ امکان سازمان دهی مدارک به صورت ساختار سلسله مراتبی

    ▪ پیگیری مدارک به وسیله وضعیت آن ها و  کنترل وضعیت فرایند های با وضعیت آن ها (به عنوان مثال زمانی تا مدرک تأیید نشده است امکان ارسال به ذینفعان وجود نداشته باشد.)

    ▪ تأیید مدارک با امضاء الکترونیک

    ▪ توزیع مدارک به ذینفعان (به صورت دستی یا با قابلیت SAP Workflow)

    ▪ دسترسی به مدارک از طریق اینترنت (از طریق Web Documents و Web System)

    ▪ امکان کار با مدارک به وسیله Easy DMS که یک محیط کاملا شبیه Folder در مایکروسافت می باشد.

    ▪ امکان Redline و لایه زدن به مدارک

    ▪ امکان مقایسه لایه ها و ورژن های مدارک

    ▪ امکان یکپارچگی با سیستم های CAD

    ▪ ورژن گذاری بر روی محتواهای پیوست شده به مدارک

    ▪ امکان مشاهده مدرک با سیستم ECL بدون آنکه نرم افزار مورد نظر در سیستم نصب باشد.

    ▪ یکپارچگی با سایر سیستم های موجود در SAP (مانند سیستم مدیریت پروژه، سیستم های لجستیک و مدیریت تغییرات مهندسی)